【仕事】会議に足りないもの
今回は、時間の削減というか会議についてはお話したいと思います。
どこの会社でも会議はあると思います。
午後から会議という方もいらっしゃることでしょう。
会議というのは、言い方が悪いかもしれませんが、退屈なものです。
それは何故かというと。
「待ち時間がある会議だったなぁ。」「なんで私が呼ばれたのか分からない」「なにも決まらなかったなぁ」「会議する意味があったのかなぁ」と思ってしまうからです。
日本人の気質というのは語弊があるかもしれませんが、面と向かって反論を話すのに抵抗を感じる方が多々います。
議論の基本は聞く力と質問する力だと考えます。
まず、相手の主張を正確に聞き取る。聞き済ますことが必要です。そして、頭の中で整理して相手の主張を読み取る。そして、自分の考えとの違いを質問をするという流れをしてみてください。
「要するにあなたのいっていることはこういうことですね」と主張を確認。間違っていないのを確認して「この点については、同じ意見です。ただ、この部分については考えが違うんですけど、この部分について話し合いたいんですけど」と論点を限定して合意点をお互い見つけ出せば中身の濃いに議論に思っています。
常に思うのが、論点が次から次へと脱線して、会議が終わったら、なんだったんだろう？と感じることが多々見受けられます。最初に論点を明確にしてそのことのみに議論しなければなりません。そのためには、発言者のそう思う根拠の準備や例示などの事前準備や司会進行など、責任は重大です。
また、参加者は相手の主張を聞き済ます力が必要です。この聞き済ますという力がないと、的を得た質問にもなりません。決定事項が決まりません。あいまいなまま会議が終了します。
発言者は自分の提案をみんなに理解してもらいたくて、たくさんのことを話します。中には、論理的でない話もでるでしょう。的はずれなことを発言することもあるでしょう。それは、致し方ないことです。みんなが理解しているかどうか不安なのです。
そのため、発言者も参加者も常に一言でいうとどういうことなのか？ということを頭で理解しなければなりません。
いきなり実行するのは難しいです。そのため、新聞を読んでいるときや、読書をするとき、相手の話を聞いているとき、すべてにおいて、「一言でいうとどういうことなのか？」ということを常に意識して考えてみてください。習慣化することにより、相手の話を聞く力もつきますし、発言するときも頭の中で考えて、発言してみてください。その一言を軸に根拠や主張をはなしていけば、全員が理解できることでしょう。
議論する力（一言でいうと？と考えること）は訓練すれば絶対に習慣化でき、短時間でも中身の濃い話ができます。これもいわゆる時間のコスト削減です。中身の濃い会議をしていきましょう。
（09年10月27日）
